Changer de logiciel de réservation : quelles données reprendre ?

Reprenez d’abord ce qui engage les séjours à venir : réservations, hébergements attribués, tarifs et paiements déjà reçus. Ajoutez les coordonnées utiles et l’historique des groupes récurrents. Archivez le reste sans chercher à tout réintroduire dans le nouvel outil.

Listez les champs avant de demander un export

Partez des informations réellement utilisées à l’accueil. La liste fournie pour ce guide retient le groupe, les dates, l’hébergement, le nombre de personnes, le tarif, les paiements et l’historique.

Pour chaque information, notez où elle se trouve dans l’outil actuel. Vérifiez si elle appartient au client, à la réservation ou au paiement. Cette distinction évite de mélanger plusieurs séjours d’un même groupe.

Ne supposez pas qu’un export contient toutes les données affichées à l’écran. Demandez la liste des champs exportés et un fichier d’exemple. Comparez-le avec la liste ci-dessous.

Copiez ce tableau dans un tableur. Ajoutez une colonne pour le nom du champ dans l’outil actuel et une autre pour sa destination. Cette correspondance servira pendant les contrôles.

Pour chaque ligne, précisez si le champ est obligatoire ou facultatif. Indiquez aussi sa forme attendue : texte, date, montant ou valeur choisie dans une liste. Cette préparation aide à détecter les exports qui mélangent plusieurs informations.

Traitez séparément les identifiants techniques. Un numéro interne peut servir à relier un paiement à sa réservation. S’il change lors de l’import, conservez la correspondance dans un fichier de travail. Sinon, les rapprochements deviennent difficiles à vérifier.

Prévoyez une règle pour les valeurs vides. Une case vide peut signifier une information inconnue, non applicable ou non exportée. Demandez la signification avant de remplacer ces cases par une valeur par défaut.

Ajoutez enfin une colonne pour la personne qui contrôle et une autre pour la date. La vérification devient ainsi visible par toute l’équipe. Le tableau sert alors au suivi de la reprise, pas seulement à la préparation.

Conservez ce document avec les exports bruts et la liste des corrections effectuées.

Commencez par les réservations à venir

Exportez séparément les séjours à venir. Ils demandent le contrôle le plus attentif, car une erreur peut modifier un accueil ou un paiement attendu.

Vérifiez d’abord le nombre de réservations exportées. Comparez-le avec celui affiché dans l’outil actuel. Recherchez ensuite les dossiers annulés ou terminés qui auraient été inclus par erreur.

Ouvrez plusieurs réservations représentatives. Choisissez un groupe récurrent, un séjour modifié et un dossier avec plusieurs paiements. Comparez chaque champ avec l’écran d’origine.

Contrôlez aussi les hébergements disponibles dans le nouvel outil. Leur nom peut être identique, mais leur capacité ou leur organisation peut différer. Corrigez le référentiel avant d’importer les réservations.

Rapprochez les tarifs et les paiements reçus

Le tarif du séjour et les paiements reçus ne se contrôlent pas de la même façon. Le premier décrit ce qui est attendu. Les seconds retracent ce qui a déjà été encaissé.

Conservez les montants, les dates et les références utiles selon votre procédure. Évitez de regrouper plusieurs règlements dans une note. Une colonne par information permet un contrôle plus fiable.

Faites additionner les paiements exportés par la personne responsable de la trésorerie. Comparez le total avec vos documents existants. Expliquez chaque écart avant la bascule.

Après l’import, vérifiez le solde affiché pour chaque réservation contrôlée. Un total juste peut encore être rattaché au mauvais séjour.

Reprenez seulement l’historique qui sert encore

L’historique aide à reconnaître un groupe récurrent et à retrouver ses habitudes de séjour. Il peut aussi servir à établir des statistiques. Ces usages ne justifient pas de conserver toutes les données dans la base active.

Séparez les anciens séjours des réservations à venir. Vérifiez que leur import ne crée pas de fausses disponibilités ou de paiements attendus. Ils doivent rester clairement clos.

La CNIL rappelle que les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Leur durée dépend de l’objectif de la collecte et des obligations applicables. Définissez cette durée avec le responsable de votre structure.

Les données de facturation doivent être conservées dix ans selon le Code de commerce, rappelle la CNIL. Cette conservation ne signifie pas qu’elles doivent rester accessibles à tout l’accueil. Un archivage séparé peut limiter les consultations aux personnes habilitées.

Pour votre situation, faites valider les durées et les archives par le trésorier, votre comptable ou votre conseil. Ne supprimez pas une pièce nécessaire parce qu’elle a été importée ailleurs.

Demandez un format lisible et contrôlable

Le CSV convient aux données organisées en colonnes. Ouvrez le fichier dans un tableur avant toute importation. Vérifiez que chaque ligne correspond à un séjour ou à un paiement, selon le fichier.

Contrôlez les accents, les dates et les montants. Une colonne ne doit pas mélanger du texte, une date et un montant. Les cellules fusionnées et les mises en page décoratives compliquent la reprise.

Demandez un export distinct pour les réservations, les paiements et l’historique si nécessaire. Conservez une copie brute de chaque fichier. Travaillez sur une copie pour ne pas perdre les données d’origine.

Les documents types et les pièces jointes peuvent demander un export séparé. Vérifiez qu’ils restent associés au bon groupe. Un simple lien vers l’ancien outil risque de devenir inutilisable après sa fermeture.

Fixez une date de gel avant la bascule

Choisissez une période avec peu d’arrivées et de modifications. Fixez une date à partir de laquelle l’outil actuel ne sera plus mis à jour. Prévenez toutes les personnes qui réservent ou encaissent.

Exportez les données à cette date. Notez les derniers dossiers modifiés et les derniers paiements enregistrés. Ces repères serviront à vérifier que rien ne manque.

Après le gel, enregistrez les nouvelles opérations dans le nouvel outil uniquement. Évitez de travailler sur les deux systèmes sans règle. Une double saisie prolongée augmente le risque d’écart.

Si la bascule doit être reportée, définissez qui reprend les changements intervenus entre-temps. Ne repartez pas d’un ancien export sans vérifier ces opérations.

Contrôlez avant de fermer l’outil actuel

Faites une première vérification sur les fichiers exportés. Faites une seconde vérification après l’import. Les deux contrôles portent sur les mêmes dossiers et les mêmes totaux.

Gardez une liste écrite des écarts trouvés et corrigés. Elle aide à repérer une erreur de correspondance qui pourrait toucher d’autres réservations. Refaites le contrôle concerné après chaque correction.

Vérifiez enfin que les archives et les copies brutes sont accessibles sans l’ancien abonnement. Testez leur ouverture sur un autre poste si possible. Rangez-les dans un espace dont l’accès est limité.

Ne résiliez qu’après validation des réservations à venir, des paiements et des archives. Pour préparer l’organisation quotidienne après la reprise, consultez le guide du bureau d’accueil. Si vous hésitez encore sur l’outil à choisir, lisez le guide consacré au planning, au tableur et au logiciel.