Préparer l’ouverture de saison : la checklist du bureau d’accueil

Un mois avant l’ouverture, passez en revue six domaines avec la personne responsable du site. Il s’agit des affichages, de la sécurité, de l’eau, de la piscine, de l’équipe et des paiements. La liste à imprimer, en fin d’article, se coche en une matinée.

Affichages et documents remis aux clients

Dans un camping, la DGCCRF demande d’afficher les prix toutes taxes comprises et le règlement intérieur. Ils figurent à l’entrée du terrain, à l’accueil et partout où vous vendez vos séjours, y compris en ligne. Avant l’ouverture, vérifiez que les tarifs de la saison sont identiques sur le panneau, à l’accueil, sur le site et sur les plateformes.

Dans un gîte de groupe ou un hébergement associatif, mettez à jour les tarifs, les conditions de vente et le contrat de séjour. Faites-le sur tous vos supports à la fois.

Si vous avez une aire de jeux, contrôlez trois points. Les coordonnées du gestionnaire sont affichées à l’entrée, et la tranche d’âge figure sur chaque équipement ou à côté. La stabilité des équipements est contrôlée périodiquement : faites-le avant l’arrivée des enfants, et notez la date.

Sécurité du bâtiment

Selon service-public.fr, un établissement disposant de locaux d’hébergement pour le public est en principe un ERP. Un gîte rural est classé ERP seulement si sa capacité de couchage dépasse 15 places. Pour les autres situations, demandez à la mairie quel classement s’applique.

Si votre hébergement est un ERP, vérifiez les règles d’accessibilité et de sécurité correspondant à son activité. Avant l’ouverture, rassemblez les documents demandés par la mairie : registre, rapports de vérification et dernier avis de la commission de sécurité.

Demandez aussi à la mairie si votre camping est situé dans une zone exposée à un risque naturel ou technologique. Si c’est le cas, relisez avec elle les consignes de sécurité et d’évacuation qui vous concernent.

Eau chaude : le risque légionelles après l’hiver

L’arrêté du 1er février 2010 encadre la surveillance des légionelles dans l’eau chaude sanitaire. Il s’applique aux établissements recevant du public qui ont des points d’usage à risque, comme des douches. Il prévoit une analyse de légionelles au moins une fois par an et un relevé mensuel de la température de l’eau.

Après une fermeture de plusieurs semaines, purgez les réseaux d’eau chaude. L’eau est ensuite prélevée pour analyse dans les deux semaines qui précèdent l’accueil du public. Réservez le laboratoire assez tôt pour avoir les résultats avant l’ouverture.

Piscine

Toute piscine ou tout spa accueillant des clients se déclare à la mairie et à l’agence régionale de santé (ARS). Le gestionnaire affiche les bulletins d’analyse pour informer le public.

La surveillance de la qualité de l’eau est transférée à la personne responsable de la piscine. Le changement s’applique le 1er janvier 2027 dans l’Hexagone, puis le 1er janvier 2030 outre-mer. Pour les piscines de types A et B, les prélèvements devront être réalisés par un laboratoire accrédité mandaté par ce responsable. Les ARS continueront les inspections et pourront réaliser des analyses inopinées.

Le Gouvernement a précisé la surveillance des baignades dans une réponse publiée au Journal officiel du Sénat le 8 mai 2024. Une surveillance constante par du personnel qualifié s’impose si un enseignement d’activité aquatique est dispensé. Une piscine peut être partagée entre plusieurs établissements dès lors que les personnes autorisées sont clairement identifiées.

Le Gouvernement rappelle aussi les obligations de l’exploitant :

• avertir les usagers de l’éventuelle absence de surveillance, de leur responsabilité, des heures d’ouverture et du règlement intérieur du bassin ;
• souscrire une assurance de responsabilité civile qui couvre l’exploitant, son personnel et le public ;
• afficher le règlement intérieur, le plan de sécurité, les profondeurs, le mode d’emploi des équipements et le contrat d’assurance ;
• installer l’un des quatre dispositifs de sécurité normalisés : barrière de protection, couverture, abri ou alarme.

Équipe : saisonniers et bénévoles

Chaque saisonnier est déclaré à l’Urssaf ou à la MSA par une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle part avant la prise de fonction, au plus tôt huit jours avant l’embauche. Préparez contrats et déclarations avant le premier jour, pas le matin même.

Pour les bénévoles, vérifiez avec votre assureur que le contrat de l’association couvre leurs activités à l’accueil. Selon service-public.fr, l’assurance est parfois imposée par la loi, et sinon « fortement recommandée ». Pour leur organisation, voyez nos guides pour les hébergements associatifs.

Paiements, réservations et musique

Mettez à jour les tarifs dans tous vos outils de réservation. Vérifiez ensuite le planning des premières semaines : options non confirmées, acomptes en attente, groupes sans contrat signé.

Pour accepter les chèques-vacances, votre structure signe une convention avec l’ANCV et dispose d’un numéro SIRET. Vérifiez avant l’ouverture que votre convention est active.

Pour les commerces, service-public.fr indique qu’une autorisation préalable de la Sacem est obligatoire pour diffuser de la musique. Si vous diffusez de la musique dans les espaces communs, demandez à la Sacem le tarif adapté à votre établissement.

La déclaration de la taxe de séjour et les fiches de police des clients étrangers sont traitées sur gestionsejours.fr. Pour connaître le tarif de votre commune, consultez l’observatoire de la taxe de séjour.

La liste à imprimer

Affichages et documents

• Tarifs de la saison identiques à l’entrée, à l’accueil, sur le site et sur les plateformes
• Règlement intérieur affiché et à jour (camping)
• Conditions de vente et contrat de séjour à jour (gîte, hébergement associatif)
• Aire de jeux : coordonnées affichées, tranches d’âge indiquées, stabilité contrôlée et datée

Sécurité

• Classement ERP vérifié avec la mairie (gîte rural au-delà de 15 couchages)
• Registre, rapports de vérification et dernier avis de la commission de sécurité rassemblés
• Consignes d’évacuation affichées ; plan à jour
• Zone à risque : consignes revues avec la mairie (camping)

Eau

• Réseaux d’eau chaude purgés après l’hiver
• Prélèvement légionelles fait dans les deux semaines avant l’ouverture, résultats reçus
• Relevé mensuel des températures prévu dans le planning

Piscine

• Déclaration en mairie et à l’ARS à jour
• Bulletin d’analyse affiché pour les usagers
• Absence de surveillance, règlement intérieur, plan de sécurité et profondeurs affichés
• Dispositif de sécurité normalisé en place, assurance de responsabilité civile à jour
• Saison 2027 : laboratoire choisi pour les prélèvements

Équipe

• Contrats et DPAE des saisonniers prêts avant le premier jour
• Assurance des bénévoles vérifiée
• Nouveaux bénévoles formés à l’accueil

Paiements et réservations

• Tarifs à jour dans les outils de réservation
• Planning des premières semaines vérifié : options, acomptes, contrats
• Convention chèques-vacances active
• Autorisation de la Sacem demandée, si musique dans les espaces communs

Cette liste ne remplace pas les prescriptions propres à votre établissement : en cas de doute, la mairie, la préfecture ou l’ARS font foi.